Процесите са сърцевината на всяка организация. В динамичната бизнес среда на 21-ви век, оптимизацията и иновацията в процесите са ключови за постигане на конкурентно предимство и устойчив растеж. Малко преди предстоящата ни работилница “Оптимизация и иновиране в процесите”, разговаряме с един от фасилитаторите – д-р Христина Стоянова, която е мениджър на екип за стратегически проекти в HP Inc и преподавател в СУ „Св. Климент Охридски“ . Тя споделя своите виждания за предизвикателствата и възможностите в областта на управлението на процеси в интервю с нашия екип:
1. От богатия си опит в управлението на проекти и процеси, кои са най-честите предизвикателства, с които организациите се сблъскват при опитите си да оптимизират процесите си?
Предизвикателствата са разнообразни, но се свързват най-вече с основните ключови фактори за успешното оптимизиране на процеси. Те са два: 1. подкрепа и активно участие от страна както на мениджмънта, така и на служителите, които управляват и изпълняват съответния процес, подлежaщ на оптимизация; 2. проектът за оптимизиране да се води от специлист, който познава много добре инструментите, методологиите и подходите за оптимизиране на процеси, а също има и значителен опит в използването им.
Ако организациите се справят с тези предизвикателства, успехът им в управлението на процеси е гарантиран.
2. Предстоящата работилница „Оптимизация и иновиране в процесите” се фокусира върху картографиране и анализ на добавената стойност на процесите. Как тази начална стъпка полага основата за по-нататъшна оптимизация или иновация?
Без документиране/визуализиране на процеса и анализ на всяка негова стъпка не можем да започнем с подобряването му. Ако започнем без тях, рискуваме да пропуснем важни стъпки и да се насочим към подобрения на маловажни части от процеса, пропускайки да адресираме онези, които генерират най-големите загуби, забавяния и излишъци. За да бъде успешен процесът на оптимизиране, препоръчвам да бъде следван структурираният подход DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) от методологията Lean Six Sigma, според която преминаваме към подобрение на процеса едва след като сме приключили фазите Дефиниране, Измерване и Анализ. Неслучайно от няколко десетилетия тази методология се използва от най-големите компании в света – тя е доказала своята полезност във времето.
3. Защо бизнес лидерите е важно да имат структурирани познания и способности в управлението на процеси и какви да са първите им стъпки в тази област? Колко е важно за практикуващите да структурират терминологията и практическите подходи, и как това влияе върху резултатите от инициативите за подобрение на процесите?
От моите наблюдения от практиката смятам, че различните бизнес лидери имат нужда от различни познания по управлението на процеси. За средния и висшия мениджмънт е важно да знае как постигането на стратегическите цели се влияе от управлението на процесите в организацията и как второто може да помогне за първото. Познаването на основните процеси в организацията, тяхното представяне и възможности за подобрение и промени е ключово за успешната работа на стратегическите мениджъри. Лидерите, които отговарят за оперативната работа и управлението на ежедневната дейсност за производство на продукти и услуги, е препоръчително да познават управлението на процеси в дълбочина, включително и инструментите и методологиите за тяхното подобряване. Без тези познания те трудно биха могли да бъдат успешни в работата си и да изпълняват основните си задължения.
Независимо обаче на какво ниво са, всички бизнес лидери е добре да започнат с развиване на своето процесно мислене и изясняване на голямата картина – кои са основните процеси в организацията им, как те влияят на оперативното представяне на компанията и съответно на постигането на стратегията й.
4. Можете ли да обсъдите връзката между управлението на процеси и бизнес стратегиите? Как оптимизации и/или иновации в тази област създават конкурентно предимство?
Ако процесите не са съгласувани с бизнес стратегиите на една организация, то тя трудно би постигнала своите стратегически цели. Процесите могат да улеснят и ускорят постигането на целите, но могат също така и да го забавят и съботират. Неслучайно за бизнес процесите казват, че са кръвоносната система, която поддържа живота на организациите.
Събитията през последните години доказаха, че повечето от наличните процеси са остарели и негодни за новата бизнес реалност, не задоволяват новите нужди на клиентите. В тази среда най-голямо конкурентно предимство постигат иновативните организации, които поемат рискове и премахват неработещи процеси и ги заменят с изцяло нови. На стартъп компаниите им е по-лесно да създадат процес от нулата, отколкото на организации с дългогодишна история и множество взаимносвързани съществуващи процеси. За тях е по-трудно, но не е невъзможно. Необходимо е силно желание и мотивация за промяна и експериментиране.
5. Какво ви мотивира лично да фасилитирате такива работилници и какво се надявате участниците да извлекат от своя опит?
Радвам се, като имам възможност да споделя познанията си и представя важна тема като тази за управлението на процеси през моя повече от 15-годишен опит в глобалния бизнес. Моята лична мотивация е желанието ми да подкрепям развитието на бизнес лидери тук, тъй като вярвам, че по този начин допринасям за развитието на местния бизнес като цяло.
Надявам се, че участниците в работилницата ще си тръгнат с конкретни стъпки, които да предприемат в работата си, и със силна мотивация защо е важно да го направят.
Благодарим на д-р Христина Стоянова за споделения опит и очакваме с нетърпение работилницата.
Предстоящите сесии са на:
- 16 и 17 октомври 2024 г. от 17:30 до 20:30 ч. – присъствено в работното ателие на The Business Institute
- 26 и 27 октомври 2024 г. от 10:00 до 13:30 ч. – онлайн през Zoom
За повече информация и записване, кликнете тук.
